Milleks SharePointi kasutada?
Mõne ettevõtte jaoks on SharePoint vaid dokumentide halduskeskkond, kus hoida faile, poliitikate ja protseduuride kirjeldusi jms. Teised ettevõtted kasutavad SharePointi siseveebi ja sisuhaldustarkvarana.
SharePoint on loodud kõigeks selleks ja veelgi enamaks.
SharePoint on rakendusplatvorm, mis kaugmeeskondade liikmed üksteisele lähemale toob – koostöö- ja suhtlusfunktsioonid, failide jagamine, toimiv siseveeb jpm.
Lisa ettevõtte siseveebi kõik, mis on oluline.
Ettevõtte töötajad pääsevad igast oma seadmest siseveebile ligi ning saavad vastavalt oma õigustele sisu näha, hallata, lugeda ja uuendada.
Tänu SharePointile jõuad lühema ajaga rohkem tehtud, sest saad dokumente koos töökaaslastega samaaegselt muuta. Tänu täiustatud otsingutööriistadele ei ole dokumentide leidmine enam nõela heinakuhjast otsimine.
Automatiseeri oma tööprotsesse – seadista erinevaid teavitusi, lisa meilimanuseid automaatselt SharePointi, loo dokumentide kinnitustsükleid ja kasuta muid mugavaid funktsioone.
SharePoint on turvaline. Microsofti infoturbe lahendused vähendavad andmelkete ja küberrünnakute ohtu.
SharePoint töötab koos teiste Microsofti toodetega – Outlook, Teams ja OneDrive. Tulemuseks on võimalikult sujuv kasutajakogemus.
- Outlook ja SharePointi – sul on võimalik SharePointis olevale sisule ligi pääseda Outlookist lahkumata.
- Jätsid tööfaili kogemata kodus olevasse arvutisse? Pole hullu, OneDrive'i rakenduse ja SharePointi integratsiooni abil sünkroonitakse failid SharePoint Online'i ning pääsed neile kõigist oma seadmetest ligi. Seejuures on oluline, et ka kodus olevas arvutis on OneDrive'i sünkroniseerimine sisse lülitatud.
- SharePointi saitidele on võimalik ka Teamsist ligi pääseda. Iga Teamsi tiimi taga on alati olemas SharePointi sait. Modernne SharePoint areneb üha enam Teamsi keskseks.
Millised on SharePointi eelised?
1. Paindlik
SharePointis saad määrata erineva tasemega õigusi, mis vastavad kasutaja omadustele ja staatusele. Paku igale kasutajale relevantset sisu – määra sihtrühmad, kuhu jagatakse töötajad asukoha, osakonna, staaži vms põhjal.
2. Keskselt hallatav
Seadistuste muutmine pole keeruline. SharePointi keskse halduskonsooli abil on kõik mugavalt ühes kohas – haldusfunktsioonid, süsteemisätted, varundused ja taasted, SharePointi uuendused, turbesätted ja rakenduse üldsätted.
3. Kohandatav vastavalt sinu soovidele
SharePointi kasutades on võimalik säilitada vaikefunktsioonid või neid vastavalt oma organisatsiooni siseveebi vajadustele kohandada. Saitide kujunduses kasuta oma ettevõtte brändingut. Kohandatud funktsioonide loomisel on abiks sinu SharePointi spetsialistilt.
4. Võimas dokumendihalduse ja koostöö lahendus
SharePointis saad informatsiooni organiseerida nii, et seda on mugav leida. Pilvesalvestusruumi kasutades saad luua sujuva teabevoo. Kõigele pääseb ligi ka mobiilsetest seadmetest ning selleks tasub kasutada OneDrive'i rakendust. Sealt leiad rohkelt failikeskseid funktsioone ja dokumente on võimalik telefonikaameraga otse skannida või fotosid lisada.
5. Kõik ühes kohas
Kõik koostööks vajalik on ühel platvormil, mis säästab nii platvormi seadistamisele kui haldusele kuluvat aega ja raha. Nii juurdepääs intranetile kui saitide haldus on lihtsam.
6. Töötab koos rakendustega, mida juba praegu kasutad
SharePoint integreerub sujuvalt teiste Microsoft 365 rakendustega (nt Word, PowerPoint, Excel, Exchange jne). SharePoint Online on kasutatav kõigist veebibrauserites.
7. Turvaline
SharePointi täiustatud turvafunktsioonide eesmärk on vähendada katkestuste ja lubamata juurdepääsu ohtu. Turbesätteid saab kohandada nii, et need vastavad konkreetsetele eeskirjadele. Lisaks saad määrata talletus- ja auditeerimispoliitikaid ning toiminguid, mida tuleb täita näiteks äridokumentide aegumisel või muude protseduuride puhul.
8. Ideaalne sisuhalduseks ja planeerimiseks
Organisatsioonidel on sageli palju sisu, mida tuleb ette valmistada ja avaldada – alates blogipostitustest kuni sotisaalmeediapostitusteni, sisekommunikatsiooni materjalid jpm.
Enne sisu avalikustamist tuleb seda sageli mitme töötaja vahel põrgatada ning nende heakskiit saada. Hea koostööplatvormita on see ajakulukas.
SharePointis käib sisu ettevalmistamine, avaldamine ja ajastamine kiirelt. Platvorm on loodud koostööks, mitu autorit saavad samal ajal ühe dokumendi kallal töötada.
Mitmekeelsed ettevõtted saavad sisu tõlkida. Seejuures on originaaldokumendi ja tõlgete vahel navigeerimine lihtne.
9. Parandab produktiivsust
Vajalike failide leidmine võib olla frustreeriv ja aeganõudev ning enamikul organisatsioonidel pole head lahendust arhiveeritud dokumentide leidmiseks.
Kui kõik dokumendid on koondatud SharePointi ja leiad mugavalt kõik, mida otsid. Seejuures otsib SharePointi otsing üle kogu ettevõtte tenanti ehk leiad kasutajate profiilid, dokumendid ja nende sisu, loendid jms.
Saiti saab organiseerida nii, et seal on ainult need kaustad ja alamkaustad, mida vajad ja kasutad. Saite saab koondada ühe hub- ehk kogukonnasaidi alla, et näiteks üht teemat või osakonda puudutav info oleks koondatud.
Kokkuvõtteks
- Loo SharePointi ettevõtte siseveeb, loo saite, lehekülgi, dokumendikogusid ja loendeid.
- Kohanda sisu oma soovide järgi ning saad selleks kasutada erinevaid veebiosi.
- Jaga kogu organisatsiooniga uudiseid siseveebi kaudu.
- Avasta, jälgi ja otsi saite, faile ja inimesi kogu ettevõtte ulatuses.
- Sinu igapäevase rutiini toetamiseks kasuta töövooge, vorme ja loendeid.
- Sünkrooni ja salvesta failid pilve, et igaüks saaks sinuga turvaliselt koos töötada.
- Liikvel olles jälgi kõike mobiilirakenduse kaudu.
SharePointi seadistamisel on oluline jälgida, et selle arhitektuur toetaks ettevõtte kasvamist ning oleks arendatav.
Soovid siseveebi, millest on sinu ettevõtte töötajatele päriselt kasu? Võta ühendust ning sind aitab meie pädev ja kogenud SharePointi spetsialist Sandra. 🤩
