AS Toftan on Eesti suuruselt teine saeveski, mille ainulaadne tehnoloogiline kooslus võimaldab saematerjali toota paindlikult, erinevate mõõtute ja kogustega ning samal ajal väikeste kadudega.
Toftani tooraine pärineb valdavalt Kesk-Eesti ja Ida-Läti metsadest. Tootmisprotsessis järgitakse säästliku metsamajanduse tingimusi ning seda tõendavad erinevad sertifikaadid.
Mõistagi mängib suuremahulise tootmise juures olulist rolli toimiv infotehnoloogia – andmete kogumine ja võimekus neid analüüsida. Et kõik toimiks nii, nagu peab, on Toftan oma IT-partneriks valinud BRS Networks Balticu.
Milline oli olukord enne BRS Networks Balticuga koostöö alustamist?
Toftani IT eest hoolitsesid oma maja inimesed, kes põhitöö kõrvalt IT ülesannetega hakkama said. Alati leidus keegi, kes ühe või teise murega aidata oskas. IT-seadmeid tellisid kindlad inimesed ja mõni töötaja tundus olevat rohkem IT-mees kui oma tegeliku ameti esindaja.
Kõik toimis kenasti, kuni ettevõte laienes ja töödeldavate andmete hulk kasvas hüppeliselt. Tõeliseks pöördepunktiks sai majandustarkvara ehk ERP lahenduse kasutuselevõtt. Enam ei piisanud iseõppija tasemel IT-haldusest, vaid abi tuli otsida majast väljastpoolt.
Toftan on töötajatele tänulik aja eest, mil IT-ga toimetasid oma maja inimesed. Enne majandustarkvara ja teise tehase lisandumist oli see ökonoomne ja mõistlik viis ning parema tahtmiseks polnud ei vajadust ega teadmisi.
Eks see ole iga ettevõtte juures normaalne samm. Pole ühtegi alustavat ettevõtet, kes pärast äriregistri toiminguid pöördub BRSi poole ja ütleb, et mind on nüüd vaja IT-alaselt aidata. Tehakse ise nii kaua, kuni mõistus sõlme jookseb.
– Martin Arula, AS Toftan tegevjuht
Millised IT kitsaskohad ajendasid välise IT-partneri poole pöörduma?
Võtsime kasutusele majandustarkvara Microsoft Dynamics 365 Business Central (varem Microsoft Dynamics NAV). Tarkvara juurutusprotsess tõi kaasa mitu aastat tööd, mis seadis omamoodi kahtluse alla kogu ettevõtte riist- ja tarkvara olukorra.
Teise tehase lisandumisega kaasnes tohutu töödeldava andmemahu kasv. Kui tootmismaht suurenes kolmandiku võrra, siis andmeridu tekkis ühes minutis viis korda rohkem kui varem.
Majandustarkvara juurutamise käigus tekkisid mured andmete jooksutamise ja analüüsiga ning nende lahendamiseks soovitati kasutada aina uusi, paremaid ja suurema jõudlusega masinaid. Võtsime juurutuspartneri nõu kuulda, kuid Dynamics 365-e jõudlus aina vähenes ja andmete töötlemine ei toonud oodatud tulemusi.
Kui algselt lubati, et aruanded avanevad sekundiga, siis nii oli see kümne andmerea puhul. Kahe kuu andmeid avades võis minna kohvi keetma, teha muid toiminguid ja seejärel tulla oma kokku jooksnud arvutit vaatama.
Peatasime juurutusprotsessi, et ära hoida olukorda, kus kulutame pool miljonit, selle eest pole toimivat lahendust ja iga poole aasta järel ostame uue suure serveri.
Majandustarkvaraga jõudsime versioonini, mis suutis andmeid koguda, kuid mitte analüüsida ja aruandeid koostada. Lõime eraldi aruandekeskkonna ja mõistsime, et pole mõtet kõike ühte ERPi suruda, vaid pigem kasutame konkreetsete tegevuste jaoks erinevaid lahendusi, mis on integreeritud ühes sammus käima.
Aruandekeskkonnana hakkasime kasutama Qlik andmete analüüsi tarkvara, mis Microsoft Dynamics 365-e kogutud andmete põhjal kiirelt asjalikke aruandeid loob. Qlik näitas, et on võimeline genereerima statistikat, mis kasutab andmeid iga palgi ja lauajupi kohta ning meil oli seda vaja.
Olime vargsi unistanud nendest andmetest ja nende käitlemisest, väänamisest ja sealt statistika loomisest, aga meil polnud ettekujutust, kuidas seda saab. Meie "hobi korras IT" maailmas polnud seda võimekust. – Jaanus Lehes, palgiostujuht
Kogu numbrite maagia nägemine ja teiselt poolt arusaam, et praeguste lahendustega me sellest läbi ei murra, viis mõistmiseni, et situatsiooni tuleb auditeerida. Auditi käigus jõudsime BRSiga ettepanekute ja lahendusteni, mille suunas otsustasime liikuma hakata ja lõime käed.
Mida ootasite BRSilt kui IT-partnerilt?
Soovisime, et koostöö tooks kaasa kogu IT olukorra paranemise ja majandustarkvaraga seotud murede lahenemise.
Eeldasime, et välise partnerina on BRSi ärimudel ja teenuse pakkumise viis standardiseeritud. Seda juba seetõttu, et muidu ei saaks kõike distantsilt teha. Info on turvaliselt hoitud ja ei teki olukordi, mis võivad ette tulla, kui on oma IT-mees.
Pole riski, et ühel päeval ei tule inimene tööle ja kõik seisab. Kui BRSist keegi ära läheb, siis on teised inimesed, kes teda asendavad või võetakse uus töötaja, kellele tehakse kiirelt vajalikud standardid selgeks. Meie siitpoolt helistame endiselt helpdeski.
Milliseid probleeme on BRS lahendanud?
Olime algul üsna konservatiivse lähenemisega ja lubasime BRSil järk-järgult alustada. Vahetasime välja enamiku kontori IT-seadmetest ning tegime korda võrgulahendused.
Esialgu ikka küsisime, kas on vaja osta tuhande eurone arvuti… aga kui see 2–3 või isegi 5 aastat probleemideta töötab, siis nüüd oleme hakanud uskuma, et pigem olgu arvuti nõks parem.
Kogu tarkvaraline pool on BRSi hallata, kõik turvalahendused, mis hoiavad võrku ründajate eest ja muu. Ka Qliki serveri oleme majutanud BRSi juurde.
Nüüdseks on erinevad Microsoft Dynamics 365-e kitsaskohad ja jõudlusprobleemid lahendatud. Arvame, et oli mõistlik valida teenusepakkuja, kes on konkreetsest ERP-süsteemist eraldiseisev.
Kogu IT sai korda enne koroonaviiruse tekitatud olukorda. Meil on nüüd võimekus teha kaugtööd, Teamsi koosolekuid ning osaleda saavad töötajad nii kodust kui kontorist.
Kuidas hindate koostööd BRSiga?
Ma pole kedagi kohanud, kellel oleks probleeme ja tuleks ütlema, et ei saanud abi või arvuti ei tee juba kaks päeva mingeid asju – ei prindi, ei saa ühendust või jookseb kokku… – Martin Arula, AS Toftan tegevjuht
Eestlase suurim kiitus on, et pole midagi halba öelda ja see räägib iseenda eest.
Viis aastat tagasi ikka tekkis olukordi, kus kohviruumis kurtsime, et see või too ei tööta. Praegu, isegi kui midagi on maas, saab see kiirelt üles ja toimib.
IT-teenuse hindamine on keeruline, sest enamasti on see nähtamatult kohale toimetatud ja enne ei saagi teenusest aru, kui midagi on puudu või valesti ning see ongi omamoodi kvaliteedimärk.
Meie jaoks on IT-teenus muutunud igapäevaelu osaks, mis on hästitoimiv ja turvaline. Kui mõelda kogu meilinduse ja integreerituse peale, kogu Microsoft 365 kontseptsioon, siis vahel tekib mõte, et kuidas enne üldse asju aeti, aga kuidagi aeti.
Ei meenu ka, et oleksime BRSi suunal mõelnud, kas tegime ikka õige otsuse, kui hakkasime IT-poolt nii lahendama. Sellist kahtlust pole tekkinud.
Milliseid tundeid tekitab kogu IT-teenusega kaasnev kulupool?
Kogu protsessi jooksul andsime endale aru, et suundume suuremate kulude
maailma ja algul oli sellega leppimine keeruline.
Oma maja inimestega loodud lahendus on üldjuhul üsna odav ja kui varem polnudki sellist asja nagu IT-eelarve, siis ei olnud neid kulusid ka näha. Sageli remonditi vanad asjad lihtsalt ära, et need kuidagi töötaks.
Kuigi nüüd on kulude pool kasvanud, siis seni, kuni on tulupool, ei paista kulud silma. Meil on püsikulu ja seadmetega seotud kulu, aga täna see meid ei murra. Teoreetiliselt ilmselt oleks võimalik odavamalt hakkama saada, aga see pole meile enam tähtis.
Mida toob tulevik?
Tulevikus meie andmemass järjest suureneb – tuleb juurde keerukaid analüüse, ka äriprotsessid võivad minna keerulisemaks, kasvab meie andmejanu ning mitte ainult Microsoft Dynamics 365-st tulevate, vaid ka otse masinatelt saadavate andmete järele.
Kõik see on meile vajalik, kuid varem pole meil selliseid võimalusi olnud. Hetkel me BRSi poolelt midagi juurde ei oska soovida.
